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Personalzeiterfassung

Personalzeiterfassung

Die Datenerfassung von Arbeitszeiten des Arbeitnehmers können Sie über eines unserer Zeiterfassungsgeräte zuordnen. Wir bieten in unserem Zubehörshop zwei Varianten an, einmal ein Fingerprint-Terminal und ein RFID-Terminal. So haben Sie die Anwesenheit und die Fehlzeiten im Überblick...

Das Fingerprint-Zeiterfassungsterminal

Damit Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen und mit Rowisoft blue synchronisieren können, benötigen Sie das optional erhältliche Zeiterfassungsterminal "D100", welches Sie über unseren Kundenshop beziehen können.
Mit dem Zeiterfassungsterminal können sich Ihre Mitarbeiter zu Arbeitsbeginn und Feierabend mittels Fingerabdruck an- bzw. abmelden um so die Arbeitszeit zu erfassen. Mit dem Terminal können von bis zu 2000 verschiedenen Nutzern die Fingerabdrücke erfasst und genutzt werden. Das Gerät kann bis zu 50.000 Datensätze speichern, bevor Sie es wieder an den PC anstecken und synchronisieren müssen.
Das Terminal wird zum Synchronisieren mittels USB an Ihrem PC angeschlossen. Die Synchronisation, sowie das Anlegen der Mitarbeiter erfolgt direkt über entsprechende Assistenten, die in Rowisoft blue integriert sind.
Das Zeiterfassungsterminal wird mit einem zusätzlichem Steckernetzteil ausgeliefert. Sie können das Terminal an einem beliebigen Ort (im Innenbereich) aufstellen und über das Netzteil mit Strom versorgen. Während Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten erfassen, muss das Gerät also nicht mit Ihrem Rechner verbunden sein, es reicht, wenn das Gerät mittels Netzteil mit Strom versorgt wird.
Der jeweilige Mitarbeiter wählt mittels den Tasten "IN", bzw. "OUT" jeweils die gewünschte Aktion aus. Die Aktion wird Ihnen rechts oben am Display des Terminals angezeigt.
Folgende Aktionen stehen zur Auswahl:
KOMMEN: Wählen Sie diese Option, um ein "Kommen" zu signalisieren. Das kann entweder zu Dienstbeginn sein oder nachdem Sie wieder aus der Pause kommen.
GEHEN: Diese Option wählen Sie, um ein "Gehen" zu signalisieren". Diese Aktion wählen Sie, wenn Sie Feierabend machen.
PAUSE: Damit signalisieren Sie, dass Sie nun in die Pause gehen. Die Pause muss dann später wieder mittels "KOMMEN" beendet werden.
Nachdem der Mitarbeiter die Aktion mithilfe der "IN" und "OUT"-Tasten ausgewählt hat, braucht er nur seinen Finger auf die Fingerablage des Terminals legen. Sollte dem Mitarbeiter zusätzlich zum Fingerabdruck noch ein PIN zugeordnet sein, werden Sie dann zur Eingabe des PINs aufgefordert. Danach bestätigt Ihnen das Terminal sowohl über das Display, als auch akustisch, dass der Vorgang abgeschlossen wurde. Ein fehlerhaftes Einlesen wird ebenfalls akustisch gemeldet. In diesem Fall legen Sie Ihren Finger erneut auf die Fingerablage, um den Vorgang erneut durchzuführen.
Arbeitszeiten in Rowisoft blue auslesen
Um die Arbeitszeiten vom Zeiterfassungsterminal auszulesen, klicken Sie in Rowisoft blue im Navigationsbaum zunächst auf "Termine" - "Urlaub und Arbeitszeiten".
Schließen Sie dann das Zeiterfassungsterminal per USB an Ihrem Rechner an und schalten Sie das Gerät ein!
Zeiten synchronisierenKlicken Sie anschließend im Menü auf "Mit Zeiterfassungsterminal synchronisieren".
Die Arbeitszeiten werden dann zu Rowisoft blue übertragen und auf dem Terminal gelöscht. Sie können das Terminal jetzt wieder abstecken - die Synchroniserung ist damit bereits abgeschlossen.
Tipp: Damit die synchonisierten Zeiten in der Liste angezeigt werden, müssen Sie evtl. erst auf "Ansicht aktualisieren" in der Menüleiste klicken!
Mitarbeiter übertragen
Mitarbeiter bertragenDamit die Arbeitszeiterfassung funktionieren kann, müssen zunächst die Mitarbeiter, die Sie in Rowisoft blue bereits angelegt haben, zum Zeiterfassungsterminal übertragen werden und dann die Fingerabdrücke der Mitarbeiter erfasst werden.
Um das zu tun, öffnen Sie zunächst wieder den Mitarbeiter und klicken dann oben in der Symbolleiste auf die Registerkarte "Zeiterfassung".
Schließen Sie nun das Arbeitszeiterfassungs-Terminal mittels USB an Ihrem PC an und schalten Sie das Gerät ein. Klicken Sie jetzt auf "Weiter".
Im nächsten Schritt sehen Sie noch einmal die Mitarbeiternummer, sowie dessen ID, die Sie zum Terminal übertragen möchten.
Unter "Angezeigter Name" können Sie einen Namen eintragen, der dem Mitarbeiter zur Kontrolle am Terminal angezeigt wird, wenn er seinen Fingerabdruck erfasst. Auch können Sie für den Mitarbeiter zusätzlich einen PIN hinterlegen. Wenn der Mitarbeiter dann mittels Fingerabdruck ein- oder auscheckt, fragt das Terminal zusätzlich einen PIN-Code ab, um die Eingabe zu verifizieren. Wenn Sie dies nicht möchten und nur die Erfassung per Fingerabdruck möchten, lassen Sie das Feld "PIN" einfach leer.
Klicken Sie auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen. Der Mitarbeiter wird damit bereits am Terminal angelegt, zumindest mit Name und evtl. vorhandenem PIN-Code.
Nun muss allerdings der Fingerabdruck des Mitarbeiters noch erfasst werden. Folgen Sie hier den bebilderten Anweisungen des Assistenten bis zum Schluss, um den Fingerabdruck zu registrieren.
Arbeitszeiten definieren
Arbeitszeiten der Mitarbeiter definierenSie können die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter in Rowisoft blue hinterlegen, sofern Sie über feste Arbeitszeiten verfügen. Öffnen Sie dazu in der Mitarbeiterdatenbank einen Mitarbeiter und klicken Sie dann auf die Registerkarte "Arbeitszeiten".
Setzen Sie hier zunächst das Häkchen "Mitarbeiter hat feste Arbeitszeiten", um die Funktionen zu aktivieren. Unter "Arbeitszeiten" setzen Sie dann die Häkchen bei den Wochentagen, an denen Ihr Mitarbeiter anwesend ist. Tragen Sie dann in der jeweiligen Zeile zu jedem Wochentag den Beginn der Arbeitszeit ein (z.B. 09:00 Uhr). Wenn der Mitarbeiter während des Tages eine feste Pause hat (Mittagspause), die zu festen Zeiten stattfindet, aktivieren Sie das Häkchen "Pause von" und tragen anschließend unter "von" ein, um wieviel Uhr die Pause beginnt und unter "bis", wann die Pause endet.
Tragen Sie unter "Ende" zu jedem Wochentag ein, wann der Mitarbeiter Feierabend macht.
Das Zeiterfassungsterminal erfasst minutengenau, wann der Mitarbeiter sich mittels Fingerabdruck an- bzw. abmeldet. Das ist allerdings nicht immer gewünscht bzw. sinnvoll. Wenn Ihr Mitarbeiter beispielsweise als Arbeitsbeginn 09:00 Uhr hat und bereits um 08:54 Uhr eincheckt, dann wären das bereits 6 Minuten, die dann auf das Überstundenkonto laufen würden. Gleichzeitig würde aber auch, wenn der Mitarbeiter nur einmal geringfügig zu spät kommt, z.B. um 09:03 Uhr, ein Zeitabzug erfolgen.
Aus diesem Grund können Sie Kulanzwerte hinterlegen, und zwar separat für "Dienstbeginn", "Feierabend", "In Pause gehen", bzw. "Aus Pause kommen".
Sie können für jede dieser Aktionen einen Kulanzwert definieren, der dann für "zu früh" oder für "zu spät" gilt. Wenn Sie also bei Dienstbeginn unter "Minuten, ab wann bei zu früh kommen Überstunden berechnet werden" den Wert 10 eintragen, werden noch keine Überstunden berechnet, wenn der Mitarbeiter statt um 09:00 bereits um 08:51 Uhr erscheint. Erscheint der Mitarbeiter hingegen bereits um 08:50, werden ihm die vollen 10 Minuten, die er zu früh gekommen ist, auf das Zeitkonto gutgeschrieben.
Die gleiche Funktion hat der Wert "Minuten, ab wann bei zu spät kommen Zeitabzug erfolgt". Tragen Sie hier ebenfalls den Wert 10 ein und der Mitarbeiter macht statt um 17:00 Uhr erst um 17:09 Uhr Feierabend, werden keine Überstunden angerechnet. Macht der Mitarbeiter hingegen um 17:10 Feierabend, werden ihm die vollen 10 Minuten auf das Zeitkonto gutgeschrieben.

Das RFID-Zeiterfassungsterminal

Auch hier gilt: Damit Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen und mit Rowisoft blue synchronisieren können, benötigen Sie das optional erhältliche Zeiterfassungsterminal "Anviz OC180 EM", welches Sie über unseren Kundenshop beziehen können.
Dieses RFID-Terminal ist netzwerkfähig und Sie müssen es für die Synchronisation nicht an Ihren PC anschließen, sondern können direkt über das Netzwerk Ihre Zeiten synchronisieren.
Einrichtung des Terminals
Sie müssen zuerst eine IP-Adresse für das Gerät vergeben. Sobald das geschehen ist, arbeiten Sie folgende Schritte ab:
1) In den Programmeinstellungen - Grundeinstellungen tragen Sie bei "IP-Adresse des Zeiterfassungsterminals" eine freie IP-Adresse Ihres Netzwerkes ein und starten Rowisoft blue neu.
2) Nun schalten Sie das RFID-Zeiterfassungsterminal ein und richten dort die IP-Adresse, wie in Rowisoft blue vergeben, ein. Im Gerät die "Menütaste" - "Setup" - "System" - "Netzwerk" - "IP-Adresse" - hier tragen Sie z.B. 192.168.0.10 ein und starten das Terminal neu (Lassen Sie sich bitte nicht von den Blöcken "000.000.000.000" beirren, Sie müssen die IP dann folgend eingeben z.B. 192.168.000.010.).
3) Anschließend öffnen Sie einen Mitarbeiter in Rowisoft blue, klicken auf "Zeiterfassung" - "Mitarbeiter übertragen" - es öffnet sich das Einrichtungsfenster und dort drücken Sie auf Weiter zu den Mitarbeiterdaten.
4) Im Gerät selbst klicken Sie auf "Benutzer" - "Erstellen" - "ID" = hier tragen Sie die ID ein, die in Rowisoft blue bei "Mitarbeiter-ID" (siehe Punkt 3) angezeigt wird, ein. Die Karte auswählen, Karte vorhalten und nach dem Signalton sichern.
5) In Rowisoft blue können Sie das Einrichtungsfenster einfach mit Weiter - Weiter - Fertigstellen, beenden.
Somit ist der Mitarbeiter eingerichtet und kann ein- und auschecken.
Arbeitszeiten definieren und auslesen bleibt das Gleiche, wie oben bereits beschrieben.
Das Team von Rowisoft wünscht Ihnen ein schönes Wochenende!
Ela Geschrieben von Ela am Freitag, 11. August 2017

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Gedruckt am Freitag, 15. Dezember 2017.
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