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Dokumentation zum Warenwirtschaftssystem Rowisoft blue

Geplante Abovorgänge

Unter dem Punkt „geplant“ bei den Abovorgängen finden Sie alle geplanten Abovorgänge und Sie können hier auch neue Abovorgänge anlegen. In dieser Liste sehen Sie, welche Vorgänge Sie als Abovorgang angelegt haben, wer die Empfänger sind, wann das Abo zum letzten Mal ausgeführt wurde und Sie sehen den Titel des Abovorgangs.

Um einen neuen Abovorgang anzulegen, ist es zunächst notwendig, dass Sie den Vorgang, den Sie z.B. jährlich erstellen möchten, einmal anlegen. Dies erledigen Sie über die Vorgangsverwaltung. Ist der Vorgang dann angelegt, können Sie unter dem Menüpunkt „Neuer Abovorgang“ ein neues Abonnement anlegen.

Hier tragen Sie zunächst einen Titel ein, unter welchem Sie den Abovorgang später wieder sehen. Der Titel des Abovorgangs hat keine weiteren Auswirkungen auf das Verhalten des Abovorgangs und dient lediglich dazu, dass Sie den Abovorgang unter „geplante Abovorgänge“ identifizieren können.

Bei „Intervall“ geben Sie an, in welchen Abständen der Abovorgang erzeugt werden soll. Hier besteht auch die Möglichkeit, einen Abovorgang nur einmalig ausführen zu lassen. Bei einmaligen Abovorgängen wird der Abovorgang nicht automatisch gelöscht, wenn dieser ausgeführt wurde! Sie müssen den Abovorgang also unter „geplante Abovorgänge“ selbst löschen, wenn Sie diesen nicht mehr benötigen.

Unter „Beginnend ab“ und „Endend“ tragen Sie die Datumsangaben ein, wann der Abovorgang aktiv sein soll. Somit besteht z.B. die Möglichkeit, einen Wartungsvertrag automatisch enden zu lassen.

Unter „Zu erstellende Vorgänge“ tragen Sie alle Vorgänge ein, die im Rahmen des Abovorgangs erstellt werden sollen, also z.B. die Rechnung, die Sie vorher über die Vorgangsverwaltung von Rowisoft blue angelegt haben.

Wenn Sie den Vorgang an nur einen Empfänger erstellen möchten, ist der Abovorgang damit bereits fertig eingerichtet.

Möchten Sie den Vorgang aber z.B. jährlich an mehrere Kunden erstellen, weil Sie mehrere Kunden haben, die Ihren Wartungsvertrag abonniert haben, setzen Sie das Häkchen „Vorgänge mit Adressen multiplizieren“.

Unter dem Punkt „Adresse hinzufügen“ können Sie dann einzelne Empfänger-Adressen auswählen oder Adressen auswählen, die einem bestimmten Stichwort zugeordnet wurden.

Wenn Sie den Punkt „Alle Adressen mit Stichwort“ wählen, können Sie ein Stichwort auswählen. Der Vorgang wird dann immer automatisch an alle Adressen erstellt, die einem bestimmten Stichwort zugeordnet sind.

Diese Funktion eignet sich damit hervorragend, um z.B. das Adress-Stichwort „Wartungskunden“ anzulegen. Sie brauchen dann nur noch Ihre Kundendatenbank so pflegen, dass alle Kunden, die den Wartungsvertrag bei Ihnen abgeschlossen haben, mit diesem Stichwort verknüpft sind. Der Abovorgang wird dann zum Fälligkeitszeitpunkt automatisch an alle Kunden des Stichworts „Wartungskunden“ erstellt.

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Gedruckt am Freitag, 28. April 2017.
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