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Dokumentation zum Warenwirtschaftssystem Rowisoft blue

Grunddaten

Unter der Registerkarte "Grunddaten" hinterlegen Sie zunächst, an welchen Kunden (bei Angeboten wahlweise auch an Interessenten) sich der Auftrag richtet.

Im Bereich "Empfänger" können Sie einen Kunden auswählen, indem Sie mit der Maus auf das Lupen-Symbol klicken. Es öffnet sich dann das Dialogfeld "Datenbankeintrag suchen", in dem Sie einen Kunden aus Ihrer Datenbank auswählen können. In Rowisoft blue können Sie außerdem jeden Vorgang gleichzeitig auch an mehrere Empfänger erstellen. Deswegen können in einem Auftrag auch mehrere Empfänger ausgewählt werden.

Klicken Sie dazu mit der Maus auf den kleinen Pfeil, der sich neben dem Lupen-Symbol befindet.

Über den Menüpunkt "Weiteren Kunden hinzufügen" öffnet sich dann ebenfalls das Dialogfeld "Datenbankeintrag suchen" - der dann ausgewählte Kunde wird zusätzlich als Empfänger eingetragen, so dass der Auftrag dann 2 Empfänger hat.

Um einen Empfänger wieder zu entfernen, klicken Sie in der Karteikarte des Empfängers oben rechts auf das X-Symbol.

Sie können über diese Methodik auch noch mehr als nur 2 Empfänger hinzufügen und somit nahezu unbegrenzt viele Empfänger für Ihren Auftrag hinterlegen. Beim Verbuchen des Auftrags wird dieser dann entsprechend oft dupliziert und jeder der duplizierten Vorgänge erhält dann auch eine eigene Nummer, so dass dann jeder Auftrag eigenständig ist.

Unter "Allgemein" finden Sie schließlich die grundlegenden Auftrags-Eckdaten. Wichtig: Das Lieferdatum muss immer angegeben werden und bildet die Berechnungsgrundlage für die Umsatzsteuer. Für die Höhe der zu berechnenden Umsatzsteuer ist immer das Lieferdatum ausschlaggebend. Rowisoft blue unterstützt Sie bei einer eventuellen Steueränderung optimal - Sie können dann z.B. festlegen, dass ab dem 1.1.2015 ein neuer Umsatzsteuersatz gilt. Ist das Lieferdatum dann noch vor dem 1.1.2015, wird der alte Steuersatz angewandt. Aus diesem Grund ist das Lieferdatum ein Pflichtfeld, das immer angegeben werden muss (auch bereits bei Angeboten)!

Mit den Häkchen "Umsatzsteuerfreie Lieferung" und "Umsatzsteuerfreie Lieferung innerhalb EU" erreichen Sie, dass der Auftrag ohne Umsatzsteuer berechnet wird. Im letzteren Fall (innerhalb EU) wird die dafür dann notwendige Umsatzsteuer-ID-Nummer Ihres Kunden automatisch mit ausgewiesen.

Rowisoft blue unterstützt die Ausgabe der Dokumente in mehreren Sprachen. Unter "Lokalisierung" können Sie die Sprache auswählen, in der der Auftrag ausgegeben werden soll. Außerdem können Sie eine Währung auswählen, in die die Beträge umgerechnet werden können! Dazu können Sie dann außerdem einen Wechselkurs angeben.

Unter Versand- bzw. Verpackungskosten können Sie jeweils zusätzliche Kosten auferlegen, die im Auftrag aufgeführt und berechnet werden.

In den Grunddaten können Sie unter "Sonstiges" außerdem einen Gesamtwarenrabatt gewähren. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Rabattsystem.

Bei Lieferscheinen können Sie außerdem das Häkchen "In Sammrelchnung verwenden" aktivieren. Solche Lieferscheine werden dann beim Generieren von Sammelrechnungen automatisch vorgeschlagen - allerdings nur, wenn der Lieferschein noch nicht bereits in eine Rechnung weitergeführt wurde.

Bei Auftragsbestätigungen können Sie hingegen das Häkchen "Vom Kunden freigegeben" aktivieren. Damit können Sie festlegen, ob der Kunde z.B. die Auftragsbestätigung bereits unterzeichnet an Sie zurückgesendet hat. Dieses Häkchen können Sie nachdem der Vorgang verbucht ist, über die Vorgangsliste setzen: Klicken Sie dazu in der Vorgangsliste mit der rechten Maustaste auf die Auftragsbestätigung und wählen Sie dann "Als vom Kunden freigegeben kennzeichnen".

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Gedruckt am Mittwoch, 26. April 2017.
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