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Dokumentation zum Warenwirtschaftssystem Rowisoft blue

Kundenspezifische Artikelnummern

Gerade bei größeren Unternehmen als Kunden kommt es hin- und wieder vor, dass Sie auf Rechnungen und Lieferscheinen, die Sie an den Kunden schreiben, deren Artikelnummern mit abdrucken sollen.

Hierfür gibt es in der Kundendatenbank die Registerkarte „Kundenspezifische Artikelnummern“. Sie können hier mit dem Button „Neue Kundenartikelnummer“ eine neue Zeile anlegen, in der Sie dann die kundenspezifische Artikelnummer hinterlegen können. Sie können dazu in die Spalte „Artikel“ klicken und dann mittels des Lupen-Symbols einen Artikel aus Ihrer Datenbank auswählen.

In die Spalte „Kundeneigene Artikelnummer“ tragen Sie dann die Artikelnummer ein, die Ihr Kunde dem ausgewählten Artikel zugewiesen hat.

Die Spalte „Artikelkurzbezeichnung“ füllt sich automatisch und dient lediglich zur Erleichterung, so dass Sie später auf Anhieb erkennen können, welcher Artikel sich hinter der eingegebenen Artikelnummer verbirgt.

Die Spalten „Katalogname“ und „Mengenvorschlag“ dienen für vorgefertigte Artikellisten für den Kunden. Um sich diese Funktion bestmöglich vorstellen zu können, ist es am einfachsten, sich diese anhand eines Bäckerei-Betriebes vorzustellen. Eine Bäckerei hat oftmals mehrere Läden (Kunden), in denen sie ihre Ware verkaufen. So hat die Bäckerei beispielsweise einen eigenen Laden am Sitz des Unternehmens, eine weitere Verkaufsstelle in einer Metzgerei, in der die Brötchen mit verkauft werden, sowie zwei Supermärkte, in denen ebenfalls ein Laden eingerichtet ist.

In der Praxis richten sich die Bäckereien Lieferlisten für die jeweiligen Läden ein. So sollen die Supermärkte beispielsweise montags mit 500 Brötchen und 200 Brezeln beliefert werden, dienstags nur mit 400 Brötchen und 150 Brezeln, mittwochs mit 500 Brötchen und 150 Brezeln usw.

Damit der Bäckereibetrieb weiß, welche Mengen an wen und an welchem Tag geliefert werden sollen, werden so gennante „Kataloge“ angelegt. Die Kataloge würden im Beispiel unserer Bäckerei „Montag“, „Dienstag“, „Mittwoch“ usw. lauten. In den kundenspezifischen Artikelnummern werden dann die Artikel „Brötchen“ und „Brezeln“ hinzugefügt. Als Katalogname wird hierfür bei beiden Artikeln „Montag“ verwendet. Als Mengenvorschlag wird für die Brötchen 500 und für die Brezeln 200 eingetragen. Dann werden weitere Zeilen in den kundenspezifischen Artikelnummern eingetragen, und zwar wieder die beiden Artikel „Brötchen“ und „Brezeln“ – dieses mal jedoch mit dem Katalognamen „Dienstag“ und den jeweils gewünschten Mengen für Dienstag in der Spalte „Mengenvorschlag“.

Wird für den angelegten Kunden dann später z.B. ein Lieferschein erstellt, klicken Sie bei der Eingabe der Lieferscheinpositionen im Feld „Artikel“ auf das Lupensymbol, um einen Artikel aus der Datenbank in den Lieferschein einzufügen. In diesem Such-Dialogfenster sehen Sie dann auf der linken unteren Seite die Katalognamen, die für den Kunden angelegt sind. Doppelklicken Sie einen Katalognamen, um nur noch die Artikel angezeigt zu bekommen, die für den jeweiligen Wochentag hinterlegt wurden. Sie können diese Artikel dann wie gewohnt in Ihren Lieferschein übernehmen. Dabei werden auch gleich automatisch die Mengenvorschläge mit in den Lieferschein übertragen, die Sie in den kundenspezifischen Artikelnummern hinterlegt haben.

Diese Funktionalität ist natürlich auf andere Branchen ebenfalls übertragbar, wobei hier eben andere Artikel und eventuell andere Katalognamen verwendet werden.

Unter der Eingabe der kundenspezifischen Artikelnummern finden Sie dann schließlich noch das Häkchen „Beim Kunden nur diese Artikel anzeigen“.

Markieren Sie dieses Häkchen, wenn z.B. bei der Erstellung eines Lieferscheins nur noch die hier hinterlegten Artikel angezeigt werden sollen. Das kann, vor allem bei großen Artikeldatenbanken, für mehr Übersichtlichkeit bei der Auswahl der Artikel in den Vorgängen sorgen.

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Gedruckt am Sonntag, 22. Oktober 2017.
© Copyright by Rowisoft GmbH.
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