Abovorgang mit Stichwort-Zuweisung
​Sie haben Monat für Monat ein und dieselbe Rechnung mit jeweils den gleichen Positionen, die Sie an mehrere Kunden zum gleichen Zeitpunkt in Rechnung stellen wollen? Dazu müssten Sie sich jeden Monat hinsetzen und für jeden Kunden eine Rechnung erstellen. Was ist, wenn Sie es einmal vergessen? Mit Rowisoft blue kann man das mit den Abovorgängen ohne viel Aufwand und in einem Rutsch abwickeln, sogar mit Stichwörtern.

Abovorgänge sind wiederkehrende Prozesse, die Sie in verschiedenen Intervallen individuell erstellen können. Angenommen Sie haben mehrere Kunden, die monatlich ihre Mietkosten, ihre Wartungskosten oder ihre allgemeinen Dienstleistungen zu begleichen haben.

Stichwort zuweisen

Hierfür erstellen Sie in der Navigation unter dem Punkt "Kunden" einen neuen Ordner, den benennen Sie als "Miete". Sie können jetzt aus Ihrer Kundenliste die Kunden auswählen, die in den Ordner Miete sollen. Halten Sie einen Kunden mit der linken Maustaste gedrückt und ziehen sich den Kunden z.B. "Ulrike Kumbach" in den Ordner Miete (Drag&Drop) oder, die andere Möglichkeit, Sie öffnen direkt einen Kunden und unter dem Reiter "Stichwörter" fügen Sie das Stichwort "Miete" hinzu und speichern den Kontakt ab.

Mit dem Kunden "Ulrike Kumbach" erstellen Sie nun eine Rechnung (RE-0000188). Diese Rechnung wird nun auch für alle weiteren Kontaktdaten verwendet, die Sie per Stichwort in dem Abovorgang "Miete" verwalten werden.

Abovorgang erstellen

In der Navigation unter dem Punkt "Abovorgänge" erstellen Sie nun einen neuen Abovorgang, der mit dem Titel "Miete" benannt wird. Da es eine monatliche Rechnung ist, wird der Intervall mit "alle 1 Monate" gewählt, beginnend ab dem z.B. 15.02.2016 und endend... Bei "zu erstellende Vorgänge" wählen Sie die erstellte Rechnung RE-0000188 aus. Der Vorgang ist die Grundlage für alle weiteren Kontakte die mit dem Stichwort Miete versehen und/oder auch einzeln hinzugefügt werden.

Im rechten Feld setzen Sie den Haken "Vorgänge mit Adressen multiplizieren". Das bedeutet, das Sie nicht nur eine Rechnung, sondern die eine Rechnung (RE-0000188) mehrmals mit Verbindung anderer Kontakte, die eben ein Stichwort besitzen oder Sie diese einzeln hinzufügen, erstellt werden.

Um Kunden mit dem Stichwort Miete hinzuzufügen, drücken Sie auf "Adresse hinzufügen" - "Alle Adressen mit Stichwort" - "Kunden" und im erscheinenden Fenster wählen Sie das Stichwort "Miete" aus. Sie können natürlich auch einzelne Kunden auswählen, hier wählen Sie auch wieder "Adresse hinzufügen" - wählen allerdings nur "Kunden" aus und es öffnet sich das bekannte Datenbanksucheintrag-Fenster. Dort können Sie einen Kunden z.B. 0000060 auswählen. Jetzt sind beide ausgewählten Optionen (Stichwort: Miete und Kunde: 0000060) im Abonnement. Falls Sie aus Versehen eine falsche Rechnung oder einen Kontakt hinzugefügt haben, kann man diese durch die Löschen-Buttons wieder entfernen. 

Den Abovorgang können Sie nun mit dem OK-Button abspeichern.

...und zum Schluss

Unter Abovorgänge "fällig" erscheinen alle Vorgänge, die bereits fällig sind. Diese Vorgänge können Sie nur manuell ausführen. Dazu drücken Sie oben im Reiter auf "Alle Abovorgänge erstellen". In einem Rutsch werden alle Vorgänge, die sich unter fällig befanden, verbucht (Stapelverarbeitung) und Sie können sich diese in der Druckvorschau ansehen und ggfs. per eMail versenden oder ausdrucken.

Nachdem Sie den Stapeldruck ausgeführt haben, finden Sie die erstellten Vorgänge in der Vorgangsliste wieder.

Erhalten Sie eine Kündigung eines Kunden, vergessen Sie nicht, dem Kunden das Stichwort zum gegebenen Zeitpunkt zu entfernen oder den Kunden aus dem Abonnement zu löschen. Sonst erhalten die Kunden weiterhin eine Rechnungsstellung, für Leistungen die Kunden gar nicht mehr in Anspruch nehmen.

Hat dir das weitergeholfen?