Datev Export - Daten zur Weiterverarbeitung exportieren

Wollen Sie Ihre Daten via Datev an Ihre Buchhaltung weitergeben oder möchten Sie einem Kunden nur eine Excel-Liste mit Ihren Artikelbeständen zukommen lassen? In Rowisoft blue stehen Ihnen eine Vielzahl an Exportmöglichkeiten für Ihre Daten zur Verfügung.

Datev-Export

Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen oder ob Sie Ihre Daten an einen externen Buchhalter weitergeben: Sie können Ihre Daten mit der in Rowisoft blue integrierten Datev-Schnittstelle leicht exportieren.

Um den Datev-Export durchzuführen, müssen Sie unter dem Menüpunkt "Buchhaltung" auf die Schaltfläche "Extras" -> "Datev-Export" klicken.

Im nun auftauchenden Fenster können Sie zunächst die Berater- und Mandantennummer eintragen, die Sie üblicherweise von Ihrem Steuerberater erhalten. Als Wirtschaftsjahr tragen Sie bitte das Wirtschaftsjahr der zu exportierenden Daten ein. Dies beeinflusst nicht die zu exportierenden Datensätze, sondern ist für einen erfolgreichen Import nötig. Um die Datensätze einzuschränken können Sie die Felder "Buchungsdaten von und bis" angeben.

Das Datev-Format unterscheidet zwischen KNE- und OBE-Format. Das KNE-Format wird dabei für "Kontonummernerweiterungen" genutzt. Aktivieren Sie diese Option, wenn die Kontonummern Ihres Kontenplans statt 4 Stellen, 6 Stellen aufweisen! Wird das Häkchen nicht gesetzt, werden die Daten im herkömmlichen OBE-Format exportiert.

Über die Felder "Nur Buchungsstapel exportieren", "Nur Buchungsjournal exportieren" und "Buchungsjournal und -stapel exportieren" steuern Sie, welche Daten exportiert werden. Das Journal beinhaltet dabei nur die Buchungen, die bereits endgültig verbucht sind (sich also nicht mehr im Stapel befinden).

Wenn Sie Ihrem Buchhalter regelmäßig Daten zukommen lassen, können Sie auch nur die Buchungen exportieren, die noch nicht bereits exportiert wurden.

Zuletzt müssen Sie nur noch einen Ordner für den Datenexport angeben und schon kann es losgehen.

Wenn Sie weitere Hilfe für den Datev-Export oder die Buchhaltung im allgemeinen benötigen können Sie hierzu in unserem Handbuch nachschlagen.

Direkter Datenbankexport

Möchten Sie einem Kunden Ihre Bestände zur Verfügung stellen oder möchten Sie die Artikeldaten in Excel genauer unter die Lupe nehmen? Durch unseren Datenbank-Export Assistenten können Sie schnell und einfach alle in Rowisoft blue gespeicherten Informationen in viele unterschiedliche Formate exportieren. Der Datenexport ist im ControlCenter zu finden.

Im ersten Schritt müssen Sie die zu exportierende Datenbank angeben.

Anschließend können Sie das gewünschte Dateiformat angeben. Die gängigsten Formate sind hier "Text file" (z.B. *.csv), Excel oder für Webseiten das XML-Format.

Im anschließenden Fenster können Sie angeben, ob Sie eine Titelleiste mit den Spaltennamen wünschen, damit Sie später auch die Daten den einzelnen Spalten zuordnen können.

Damit die Spalten auch in dem von Ihnen gewünschten Format ausgegeben werden, können Sie noch angeben, wie Sie zum Beispiel das Datum exportiert haben möchten, ob Sie beispielsweise tausender-Trennzeichen in Ihren Zahlen haben möchten und wie Sie Wahrheitswerte (ja/nein) ausgegeben haben möchten.

Da in unserer Datenbank viele von Rowisoft blue benötigte Spalten zu finden sind, die allerdings keine relevanten Daten beinhalten, können Sie nun angeben, welche Spalten Sie exportieren möchten.

In den darauf folgenden Fenstern können Sie noch den Export übersichtlicher gestalten, indem Sie zum Beispiel in der Kopf- und Fußzeile entsprechende Hinweise angeben oder indem Sie das Ausgabeformat ändern.

Abschließend müssen Sie nur noch den Speicherort für die zu extrahierende Datei angeben und mittels der Schaltfläche "Execute" den Vorgang abschließen.

Export mittels Druckvorlage

Es gibt eine weitere und noch umfangreichere Möglichkeiten um anderen Einsicht in Ihre Daten zu gewähren: das Anpassen von Druckvorlagen und das Erstellen von neuen Auswertungen. Der Vorteil des "Umwegs" über die Druckvorlage liegt darin, dass Sie hier mehrere Tabellen miteinander verbinden können. So ist es zum Beispiel über den normalen Datenbank-Export nicht möglich, Informationen des Vorgangs mit den darin enthaltenen Artikeln zu kombinieren.

Ein mögliches Anwendungsszenario ist die Druckvorlage der Vorgangsliste so abzuändern, dass diese in eine gut strukturierte Excel-Tabelle exportiert werden kann, um dann in Excel einige Berechnungen durchführen zu können.

Hierbei ist zu beachten, dass Sie die Spalten und "Datenbänder" so anordnen, dass hierbei keine leeren Flächen entstehen.

Leider gibt es nicht für alle Daten eine vorgefertigte Druckvorlage, die nur noch angepasst werden muss. Hier kommen die Auswertungen ins Spiel. Über Auswertungen lassen sich alle in Rowisoft blue gespeicherten Daten auswerten und darstellen. Wie Sie eine solche Auswertung erstellen, entnehmen Sie bitte dem Handbuch. 

Interaktive Auswertungen

Nachdem Ihnen nun die Möglichkeiten aufgeführt wurden, um Ihre Daten nach Excel zu bekommen, möchten wir Ihnen auch noch eine Alternative für die Excel-Liste vorstellen:

Die interaktive Auswertung. Hier können Sie viele Funktionen von Excel auch direkt in unserer Software erledigen. So können Sie zum Beispiel eine interaktive Liste mit den Lagerplatzbelegungen Ihres Lagers erstellen auf der Sie sehen, wieviele Artikel auf welchem Lagerplatz gelagert sind.

Sie können diese Liste anschließend aber auch nach Excel exportieren, damit Sie diese zum Beispiel mit Kommentaren versehen und einem Kollegen zeigen können.


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