Serienmails individuell

Die Aufgabe

Von der Messegesellschaft haben wir Gutschein-Codes als Excel-Tabelle bekommen, die wir unseren Partnern zuschicken können. Natürlich möchten wir nicht für jeden Partner einzeln eine eMail schreiben, sondern das nach Möglichkeit "in einem Rutsch" erledigen.

Adressen auswählen

Unsere Kunden haben wir bereits in Stichwörter eingeteilt und alle unsere Fachhandelspartner haben wir mit dem Stichwort "Partnervertrag" versehen. Wir haben also unter Kunden auf das Stichwort "Partnervertrag" geklickt, um zunächst alle Fachhandelspartner angezeigt zu bekommen. Dann haben wir in der Symbolleiste oben auf "eMail" geklickt.

In dem dann erscheinendem Dialogfeld wurden wir gefragt, an welche Empfänger wir die Mail denn versenden möchten. Wir hatten hier die Möglichkeit, alle Kunden auszuwählen, nur angezeigte Datensätze oder nur die markierten Kunden. Da wir uns ohnehin bereits im Ordner "Partnervertrag" befunden haben, konnte wir also "angezeigte Datensätze" auswählen.

Nachricht verfassen

Die eMail selbst haben wir dann wie üblich verfasst. Für die Briefanrede haben wir die Variable %((Briefanrede))% genutzt. Bis hier hin also nichts spezielles...

Undefinierte Variable benutzen

Der Gutscheincode ist selbstverständlich nicht bei den jeweiligen Kunden gespeichert, sondern diesen haben wir, wie schon erwähnt, von der Messegesellschaft in Form einer Excel-Tabelle erhalten. Wie bringen wir nun also diese Gutscheincodes in die eMail - und zwar für jeden Empfänger einen eigenen Code?

Die Lösung liegt in der Nutzung von undefinierten Variablen. Wir können in der eMail jede x-beliebige Variable einsetzen, auch wenn es ein entsprechendes Feld in der Kundendatenbank gar nicht gibt. Um sicherzustellen, dass es die von uns ausgewählte Variable nicht doch schon gibt, haben wir dieser einfach einen Unterstrich (_) vorangestellt. Wir haben als Variablennamen für den Gutscheincode also einfach %((_Gutscheincode))% benutzt.

Nach dem Drücken auf den "Senden"-Button erschien dann das Fenster "Leere oder fehlerhafte Variablen". Dieses tauchte auf, weil einige Variablen unbekannt oder leer waren: nämlich die Variable %((_Gutscheincode))%.

Variablen in Excel ersetzen

Natürlich könnten wir nun für jeden Kunden einfach einen Gutscheincode reinkopieren und hätten uns alleine dadurch schon viel Arbeit gespart. Es geht aber auch noch einfacher!

Und zwar kann man mit der rechten Maustaste auf die Variablenliste klicken und "Exportieren..." wählen. Nun kann man die Variablen in einer Textdatei speichern. Diese Textdatei haben wir dann geöffnet, alles markiert und mittels Strg C in die Zwischenablage kopiert.

Dann haben wir Excel geöffnet und den Inhalt der Zwischenablage mittels Strg V wieder eingefügt. In der ersten Spalte hatten wir nun die Empfänger-Mailadresse, in der zweiten Spalte die Variablen-Namen und in der 3. Spalte die Inhalte der Variablen.

Da wir lediglich die Variable _Gutscheincode benötigt haben, haben wir die Excel-Tabelle kurzerhand nach der 2. Spalte sortiert und dann alle Zeilen gelöscht, bei denen die Variable "Briefanrede" eingetragen war.

Nun hatten wir also nur noch eine Excel-Tabelle, in der die fehlenden Gutscheincodes eingetragen werden mussten. Von der Excel-Tabelle der Messegesellschaft haben wir dann so viele Gutscheincodes markiert, wie wir Empfängeradressen hatten und haben diese in die 3. Spalte eingefügt. Die gesamte Excel-Tabelle haben wir dann markiert und in die Zwischenablage kopiert.

Wir haben dann den Windows-Editor geöffnet und den Inhalt eingefügt. Diese Datei haben wir dann wieder gespeichert. (Auf dem Desktop).

In der noch offenen Variablen-Liste in Rowisoft blue haben wir dann erneut rechtsgeklickt und haben "Importieren..." ausgewählt. Hier haben wir dann die soeben gespeicherte Datei geöffnet. Rowisoft blue hat nun die fehlenden Variablen aus der Importdatei gefüllt und mit einem Klick auf "OK" konnten wir die Mails schließlich absenden.


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